活动策划:如何应对活动现场的各种情况

  人流问题(如何解决现场人少)

  •前期

  ①我司可以提供免费的线上个别媒体宣传(事件营销策划)。

  ②号召兼职人员带动周围朋友、同学参加。

  ③活动方的强强配合联手。

  •现场

  ①先由工作人员或门店人员穿便装参与活动,聚集人气。

  ②增加环节,设置不同环节,吸引人潮。

  ③增加奖项,以物质为诱因。

  天气问题

  –南方地区已开始进入雨季多发期,很多城市受降雨影响,活动延迟一天继续开展。

  –进入夏季后,气温日渐升高,特别是白天活动较晒,现场人流流失较快。

  解决方法:

  –当地做好活动防雨措施,注意现场用电,避免出现安全问题,如视听区遇雨天关闭电源,现场音响设备做好防雨。各项制作物料的细致检查。

  –项目执行提前查看天气预报,根据天气情况调整活动时间。若雨量过大, 建议延迟开始或者开展室内项目。

  –为了保留现场人流,在多做互动项目。以备保留客流。

  工作人员

  •到达时间:

  –活动中所有工作人员必须准时到位,向自己所在区域助理督导报到。

  •操控要点:

  –核定完成妆容的整理,由督导开项目前动员会。

  –核定完成各区域物品的领取和布置。

  –核定前完成各区域的布置、整理工作。

  –核定前各区域工作人员全部到位。

  –活动中,按照人员工作职责进行工作,如遇问题第一时间回馈自己所在区域的助理督导。

  –中午活动结束后,参加项目总结会后吃饭,在规定时间内返回自己所在区域。

  –一天活动结束后,整理完自己所在区域物品后,由督导统一开项目总结会。

  演艺人员

  •到达时间:

  –核定时间必须到达活动场地向督导报到。

  •操控要点:

  –核定时间完成整理着装。

  –核定时间与相关区域进行沟通(音响、选手准备区、舞台区助理)。

  –活动开始后,如遇突发状况避免在台上解决,应第一时间通知督导等待解决。

  物品管理

  •到位时间:

  –所有的制作搭建、灯光、音响、硬体设备必须在规定时间全部调试完毕。

  •操控要点:

  –进行最后的检查。

  –活动中,所有设备按要求运转。

  • 现场人员配置:

  -为保证活动的安全性,活动期间将安排安全防护人员到活动现场进行活动的准备工作、现场管理和协调工作,每个区域有专门的负责人,另外有1人为现场总控。全天在现场,保证现场活动按照标准流程开展。

  -为保证现场的秩序和安全,我们另外配置助理工作人员进行现场的秩序维持,以避免出现混乱状况。

  • 用电管理:

  -现场音响部分由专业的音响公司负责,用电及摆放均符合场地方要求,现场全天有专人负责使用和监控,保证安全性。现场的用电量及线路安排完全遵照场地方的要求进行配置和布置,符合用电标准。

  安全保卫

  •制作物:

  • 此次活动硬体(舞台、背景板。圣诞树等)材质部分均系防火材质,全部为提前制作完毕,现场只进行搭建,可能涉及到现场制作,因此施工等有危险隐患的作业。

  • 突发状况处理:

  • 现场所有人员在活动前都经过培训,其中包含突发状况的处理,现场人员的紧急疏散,现场工作人在突发状况下的分工协作等,提前做好突发状况的处理工作。

  • 现场所有人员服从场地方的管理及制度要求,协助相关部门做好安全防护工作。

  负面报道

  •现场如果出现突发状况,督导第一时间进行正面积极的解决,并同时与项目负责人沟通,解决后会及时通知关系危机处理公司处理。

  •如果突发状况督导解决不了会先安抚当事人,并第一时间关系危机处理公司沟通,待客户确认后,解决问题

  •危机公关处理公司保证突发状况在发生的第一时间就得到妥善圆满的解决,避免负面消息的产生

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